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Gérer vos Collections Imprimer

manage_fr.jpgUne des obligations de base pour un musée est le devoir de prendre soin de ses collections. Les musées doivent gérer leurs collections, garder une trace des objets, s’assurer qu’ils sont bien entretenus, stockés de manière sûre, assurés correctement et accessibles comme il se doit.

EMu facilite ceci au moyen de :

SPECTRUM processes

KE continue de soutenir les efforts de standardisation de la documentation dans tous les domaines de la gestion de collection. La norme SPECTRUM de l'Association de Documentation de Musées est l'une des plus complètes dans ce domaine. SPECTRUM est un guide d'utilisation à la bonne documentation des musées et contient des procédures pour la documentation d'objets et les processus auxquels ils sont soumis.

L'ensemble de modules et de procédés de gestion d'EMu sont conformes à la norme SPECTRUM.

L'Acquisition et l'Aliénation d'Objets 

Avec le module Lots d'Acquisition d'EMu, vous documentez l'arrivée d'un groupe d'objets dans votre institution, dont quelques-uns voire tous pourront être acceptés au sein de la collection et donc catalogués de manière complète. Un enregistrement de Lots d'Acquisition est créé pour les nouvelles acquisitions telles que les achats, les dons et les legs ; il consigne un résumé des objets du lot et peut être utilisé afin de programmer des réunions d'acquisition en vue d'accepter ou de rejeter chaque objet.

D'autres détails pouvant être enregistrés par le module Lots d'Acquisition incluent un prix réel d'achat pour une acquisition, la date de réception, le numéro d'acquisition pour les objets (qui peut être assigné automatiquement par EMu) et tous les droits ou restrictions liés aux objets.

L'aliénation d'un objet résulte en le retrait logique de ce dernier de la collection ; pour la majorité des utilisateurs, l'objet apparaîtra comme ayant été retiré du Catalogue. Néanmoins, les utilisateurs autorisés ont la possibilité de rechercher et d'extraire les enregistrements d'objets ayant été aliénés, permettant la réalisation d'un suivi des objets aliénés.

Un enregistrement d'aliénation enregistre :

  • La date de l'aliénation
  • La raison de l'aliénation (perte, vol, destruction, etc.)
  • Les modalités de l'aliénation
  • Les détails de l'autorisation

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Constats d'état

La fonction Constats d'état d'EMu consigne l'état d'un objet, la date à laquelle a eu lieu la dernière vérification et la personne l'ayant effectuée ainsi que la date prévue pour la prochaine vérification. Un historique de tous les relevés de condition est conservé.

Restauration

Le travail de restauration sur les objets d'une collection peut être programmé et suivi dans le module Restauration. Des détails de l'examen, une description du dommage ou de toute autre raison pour laquelle une restauration doit être entreprise, des détails du traitement réalisé et de toute dépense y étant associée peuvent être documentés dans ce module.

Le module Restauration a tendance à beaucoup utiliser le dépôt multimédia pour enregistrer des images et des vidéos des objets avant et après le travail de restauration, ainsi que des documents audio et texte décrivant les traitements.

Prêts et Emprunts 

Le module Prêts et Emprunts garde la trace des détails concernant les prêts et emprunts et enregistre des détails tels que les coordonnées de l'emprunteur, les objets prêtés, les dates de début et de fin, les accords et les dépenses associées.

Les documents relatifs au prêt, y compris un formulaire d'accord d'emprunt à signer par le musée emprunteur, peuvent être générés par EMu et peuvent même être scannés et joints à l'enregistrement de l'emprunt comme copie permanente de l'accord signé, visualisable sur écran.

Déplacements Externes (expédition)

Les Déplacements d'objets vers ou hors d'un musée peuvent être suivis dans le module Déplacements. Un déplacement peut être réalisé en vue d'un prêt ou d'un emprunt, du retour d'objets, de travaux de restauration effectués à l'extérieur, de réception d'une donation, etc.

Les détails enregistrés incluent la raison du déplacement, l'autorisation, le lieu vers/depuis lequel un objet est déplacé, la date du déplacement, le transporteur, les détails de l'expédition, le courtier de douane, la police d'assurance, les instructions spéciales de manipulation ou d'emballage, les dépenses associées et un accusé de réception.

Les documents relatifs aux Déplacements Externes, y compris les bordereaux d'emballage et les accusés de réception / demandes d'expédition, peuvent être générés depuis EMu.

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 Événement (Expositions)                                                

Avec le module Événement, il est possible de grouper des objets dans un but précis, par exemple pour organiser une exposition, pour planifier un projet de recherche, ou tout autre but.

Le module Événements enregistre le titre de l'événement, une description, une mention de la source, les organisateurs, les arrangements de financement et autres dépenses, le public visé, les dates de début et de fin, une liste des sites destinés à recevoir l'exposition (dans le cas d'une exposition itinérante par exemple) et des statistiques mesurant le succès de l'événement, etc.

Des prêts peuvent être associés à un événement, documentant des objets venant d'organisations extérieures par exemple.

Emplacements et Déplacements Internes

Le module Emplacements garde la trace des emplacements d'objets de la collection au sein du musée. Lorsqu'un objet est déplacé d'un emplacement à l'intérieur du musée à un autre, son enregistrement d'emplacement est mis à jour avec le nouvel emplacement, la date, l'heure et les employés impliqués. Un historique de tous les déplacements pour chaque objet est conservé.

EMu supporte à la fois les emplacements fixes et mobiles. Les emplacements fixes sont utilisés pour documenter tous les lieux valides dans lesquels des objets peuvent se trouver. Ils peuvent être spécifiés de manière hiérarchique, par exemple : bâtiment-étage-section-pièce-placard-étagère.

Un emplacement mobile, une boîte Solander par exemple, est situé dans un emplacement fixe comme par exemple un placard dans une pièce. Lorsque la boîte Solander est déplacée d'un placard à un autre, l'emplacement de tous les objets stockés dans la boîte Solander est automatiquement mis à jour.

Des détails tels que les codes d'emplacement, les codes-barres, les dimensions et autres caractéristiques de l'emplacement peuvent également être enregistrés.

EMu permet aux utilisateurs de faire un rapport des objets stockés dans n'importe quel emplacement ou n'importe quel niveau d'une hiérarchie d'emplacement.

Évaluation

La valeur d'un objet, la date de son évaluation, la personne ayant réalisé l'évaluation et la date prévue pour la prochaine évaluation sont documentées dans le module Évaluation. EMu conserve automatiquement un historique des informations d'évaluation. 

Assurance et Indemnisation

Le module Assurance et Indemnisation consigne les polices d'assurance et les informations y étant associées pour les objets couverts par une assurance et autres formes d'indemnisation. Les détails incluent un numéro de police, le compagnie d'assurance ou l'organisation d'indemnisation, l'expert, la date de l'expertise, la valeur totale couverte, la date de renouvellement et un historique de toutes les demandes d'indemnisation.

Les détails d'assurance peuvent également être enregistrés pour des transactions spécifiques telles que des prêts, des déplacements externes et des expositions.

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Nombreux Recoupements Entre les Enregistrements

Les modules de gestion de collection d'EMu renvoient directement les objets les uns aux autres. Si un objet est en prêt par exemple, un enregistrement dans le module Prêts et Emprunts consignera les détails du prêt et les objets qui sont concernés ; les utilisateurs autorisés consultant l'enregistrement de cet objet dans le Catalogue verront qu'il a été prêté.

Alors que la plupart des procédés de gestion se réfèrent à des objets dans le Catalogue, il existe de nombreuses relations entre les différents modules de gestion de collection eux-mêmes : un emprunt étant effectué en vue d'une exposition par exemple ; le déplacement externe d'objets en conséquence d'un prêt ; ou des polices d'assurance correspondant à des prêts ou expéditions spécifiques. Dans ce cas, les différents modules renvoient directement l'un à l'autre.

Étant donné que tous les enregistrements de gestion sont conservés sans limite de durée, un historique complet des transactions est conservé par EMu et peut être consulté pour un ou plusieurs objet(s) par les utilisateurs autorisés.

Gestion du flux de travail

En adoptant les capacités sophistiquées d'EMu en matière de gestion du flux de travail, il vous est possible de spécifier les différentes opérations de votre institution et d'assigner des tâches à des employés spécifiques, de même que des dates de commencement et de fin. Des notifications par email sont intégrées à EMu, ce qui permet d'alerter les utilisateurs au sujet de tâches imminentes ou en retard les concernant. Les dates de tâches à venir ou dépassées et autres dates cruciales telles que les retours d'emprunt ou de prêt, sont identifiées chaque soir et une liste de choses À faire est envoyée par email aux employés concernés.

Pour chaque employé concerné EMu dresse également une page web de leur liste de choses À faire pour la totalité de la semaine en cours.

Continuer pour plus de détails sur comment EMu peut vous aider à :

Voir aussi

Plus d'Information

Si vous souhaitez nous contacter pour de plus amples informations, envoyez un email à Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. . Les coordonnées téléphoniques se trouvent sur la page Contact.

Les instructions de téléchargement de l’Aide EMu (qui contient des captures d’écran et des démonstrations ainsi que des informations détaillées au sujet des fonctionnalités d’EMU) peuvent être trouvées dans Plus d'information.

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