Ministère de la Justice, Bureau d'état civil

Victoria, Australie

L'état australien du Victoria compte 4,8 millions d'habitants. En 1990, le Bureau d'état civil du Victoria est devenu le premier client de KE Software en matière d'enregistrement de données démographiques. Aujourd'hui, 80 utilisateurs simultanés peuvent accéder à 17,5 millions d'actes. Les données enregistrées remontent à la première colonie du Victoria au début du 19ème siècle.

Le bureau d'état civil traite 280 000 demandes, émet 320 000 actes et enregistre 130 000 évènements démographiques par an.

La tachnologie de KE Software a permis au bureau de l'état civil d'augmenter de façon spectaculaire sa productivité et son service client.

La mise en place progressive de ce logiciel dans d'autres états et territoires fournira aux Australiens un accès national aux services en charge des évènements démographiques, quels que soient l'endroit où ils sont nés ou où ils vivent.

Andrew Levens, (ancien) Conservateur

Productivité

Le système actuellement utilisé par le bureau d'état civil fournit une approche complète du travail, intégrant au logiciel les procédures de flux de travail, ce qui augmente grandement l'efficacité en matière de demandes et d'enregistrements de déclarations. 

Depuis l'installation en 1990 :

• Les délais de traitement sont passés de quatre jours en moyenne à 90 secondes ou moins pour les demandes au guichet, et à un jour en cas d'envoi par la poste. 
• L'informatisation des procédés sur base papier a résulté en une réduction de 50% du nombre d'employés du Bureau. De nombreux services additionnels sont désormais proposés. 
• Des rapports statistiques sont automatiquement générés et envoyés aux parties-prenantes par email. 
• Des rapports d'exception de données sont automatiquement envoyés aux employés par email. 
• Toute demande ou déclaration peut être saisie ou recherchée quel que soit le degré d'avancement de l'enregistrement. Ceci permet un traitement efficace de déclarations partielles ou de déclarations multi-partie pour lesquelles l'information émane de sources multiples. 
• La mise en relation électronique des données de naissance et décès est utilisée pour détecter et empêcher la fraude. 
• La dépense engagée a été totalement amortie en deux ans.
• Le temps de fonctionnement du système pendant les heures de bureau est de 100%. 
• Le temps de fonctionnement du système des services basés sur le web est de 99,9%. 

Certificats

Parmi les actes émis chaque mois : 

• 20 000 sont des certificats officiels.
• 3 500 sont des certificats "d'héritage", généralement utilisés à des fins généalogiques. 
• 3 800 sont des certificats commémoratifs, proposés en onze modèles différents. 
• Près de 60% des parents achètent un certificat commémoratif et 30% de plus choisissent un certificat officiel. 

Services Internet

• Déclaration de naissance par les hôpitaux
  Près de 50% des hôpitaux soumettent des listes de naissances via Internet. La majorité des ces données sont associées automatiquement à l'acte de naissance correspondant.
• Déclaration de décès en ligne
  Les directeurs de centres funéraires peuvent soumettre les détails concernant un décès via un formulaire sur le web. Un procédé informatique de mise en relation associe l'acte de décès avec le certificat médical correspondant. Après vérification d'autorisation, le certificat de décès est automatiquement envoyé le lendemain.
• Nouveaux Services
  Le Bureau d'état civil accroît ses services web pour inclure la commande de certificats, la consultation d'actes historiques, la réservation de mariage civil, l'entrée de données concernant un acte de mariage par un célébrant de mariage extérieur, et l'enregistrement de testaments. 

Plateforme

Serveur Primaire : Sun ER 420R, 2 CPUs, 1 Gb RAM, 436Gb in RAID configuration, disque additionnel de 872 Gb pour le stockage d'images, Solaris 8.

Serveur Web : Compaq ProLiant, 1 Gb RAM, 18 Gb disk, Linux.