Bureau de l'État Civil, Registrar General’s Department

République de Trinidad et Tobago

Trinidad et Tobago sont les îles des Caraïbes les plus au sud, juste au large des côtes vénézueliennes. Les îles de Trinidad et Tobago ont été unies en 1889, et ont aujourd'hui une population de 1,2 millions d'habitants. 

Le Bureau de l'état civil a en charge :

• L'enregistrement des naissances et des décès 
• L'enregistrement des mariages - civils, hindus, musulmans, orïsa et in-extremis
• L'enregistrement des divorces musulmans 
• La délivrance de permis de mariage 
• La délivrance d'extraits de naissance, de décès et de mariage 
• L'enregistrement tardif d'évènements 
• L'enregistrement d'enfants mort-nés 
• L'enregistrement d'adoptions
• La publication de noms sur les actes 

Le Bureau d'état civil émet 72 000 actes par an. Il enregistre environ 24 000 naissances, 8 200 décès, 7 000 mariages, 50 adoptions et 70 divorces musulmans par an. 

KE Software a été choisi pour fournir une solution à la base de données du Bureau de l'état civil dans le cadre d'un projet de développement commun associant Fujitsu-ICL, et Total Service Solutions. En 2000, KE Software a customisé et implémenté un système afin de répondre aux besoins du Bureau. Ce système est entré en application en 2001. A Trinidad et Tobago, toutes les fonctions concernant les actes démographiques sont accomplies à l'aide d'un navigateur web.

Les données concernant les naissances et mariages sont actuellement disponibles au format électronique pour les évènements datant des années 1890 à nos jours. Les données concernant les décès sont disponibles au format électronique pour les évènements datant de 1969 à nos jours. Jusqu'à 2000, tous les actes étaient consignés sur papier. Une partie de l'implémentation réalisée par KE Software comprenait la saisie par le Bureau d'état civil de plus de 2,4 millions d'évènements à partir de 515 500 documents source. Cette saisie des documents papier a commencé en janvier 2000 et s'est achevée en juillet 2001.

Des images de chacun des documents source ayant servi de base à la saisie ont été scannées à l'aide d'un système d'imagerieAscent Kofax  fourni par Total Service Solutions. Les nouveaux enregistrements sont désormais saisis à partir d'images scannées des actes. Dans le cadre de ce projet, KE Software a étendu la base de données afin qu'elle interagisse avec le système d'imagerie Kifax. Les images sont désormais affichées et les données électroniques abstraites sont conservées dans la base de données. Les nouvelles images peuvent être liées à des déclarations existantes, et les images peuvent être imprimées directement depuis le système d'actes démographiquesbasé sur navigateur. 

KE Software est à l'origine de l'enregistrement de 2,4 millions d'actes à partir des données saisies par le Bureau d'état civil sur la base de documents papier. KE Software a également téléchargé 2,4 millions d'images d'actes dans le cadre de l'intégration du système d'imagerie.
Au cours de ce programme d'intégration, KE Software a développé une technique afin de générer et d'assigner un numéro d'identité national (numéro PIN) à 10 chiffres, sûr et unique, pour chaque citoyen et immigrant de Trinidad et Tobago. Dans le cadre de l'enregistrement des données, ces numéros PIN ont été attribués à chaque certificat de naissance. Ces numéros PIN sont sûrs et infalsifiables, et sont associés aux détails concernant la naissance de chaque individu. Ces numéros PIN seront utilisés au fur et à mesure que ce système est intégré à d'autres ministères afin de fournir un "système d'immatriculation de la population".

Plateforme

Serveurs Primaires : 2 serveurs Sun Enterprise 450, chacun avec 512 Mb RAM, un disque de 36 Gb de configuration RAID 5, Solaris 2.6.

Serveur d'imagerie : Sun Enterprise 450, un disque de 36 Gb de configuration RAID 5, Solaris 2.6.