Gestion des collections

Une des obligations de base pour un musée est de prendre soin de ses collections. Parmi d'autres responsabilités cela nécessite que le musée gère ses collections, assure le suivi de ses objets, s'assurant qu'ils sont bien entretenus, stockés de manière sécurisée, bien assuré et dûment accessibles. EMu facilite cette obligation de diligence à travers des processus de gestion des collections et des outils conçus en conformité avec la norme la norme Spectrum de Collections Trust pour la documentation muséographique.

La norme Spectrum est reconnue internationalement comme la norme de l’industrie pour la gestion des collections. Spectrum est un guide de bonnes pratiques pour la documentation muséographique et contient les procédures de documentation des objets et les processus qu'ils subissent. EMu est entièrement compatible avec la dernière version de cette norme.

Les normes sont le fondement sur lequel est construit EMu, mais elles ne sont que ça : le fondement. Travaillant main dans la main avec les professionnels des musées, les développeurs d'EMu ont produit un système complet de gestion des collections avec des fonctionnalités qui dépassent de loin tout ce qui est décrit même par les normes les plus complètes.

L’administration de vos objets est gérée avec une suite de modules de gestion de collection conformes à Spectrum qui référencent directement les objets dans votre Catalogue. Quand un objet est en prêt, par exemple, une notice Prêts/Emprunts capture les détails du prêt et référence tous les objets concernés par le prêt : les utilisateurs autorisés affichant la notice de l'objet dans le Catalogue, pourront voir qu'il est en prêt. A partir de la notice Catalogue de l’objet, il est très simple d’accéder à tous les détails du prêt (ou à partir de la notice Prêts/Emprunts d’identifier quels objets sont concernés par le prêt).

Les processus de gestion des collections engendrent souvent des interactions entre les modules de gestion des collections : un prêt créé pour une exposition, par exemple, le transport d’objets pour un prêt, ou les assurances pour les prêts individuels et les expéditions. Dans ce cas, les différents modules se référencent directement les uns aux autres. Comme toutes les notices de gestion sont gardées à perpétuité, un historique complet des transactions est conservé par EMu et peut être consulté par les utilisateurs autorisés.

Processus conformes à SPECTRUM

Acquisition/inventaire & aliénation

EMu documente de façon complète l'arrivée des objets dans votre institution, certains ou tous peuvent éventuellement être acceptés dans la collection et donc être entièrement catalogués. Une notice Lots d'Acquisition est créée pour les nouvelles acquisitions telles que les achats, les dons et les legs ; elle documente un résumé des objets dans le Lot et peut être utilisée afin de programmer des réunions d'acquisition en vue d'accepter ou de rejeter chaque objet. Les détails qui peuvent être capturés comprennent un prix réel d'achat pour une acquisition, la date de réception, les numéros d’inventaire pour les objets (qui peuvent être assignés automatiquement par EMu) et tous les droits ou restrictions liés aux objets.

L'aliénation d'un objet résulte en son retrait logique de la collection : pour la plupart des utilisateurs, l'objet apparaîtra comme ayant été retiré du Catalogue. Néanmoins, les utilisateurs autorisés ont la possibilité de rechercher et d'extraire les notices d'objets ayant été aliénés, permettant la réalisation d'un suivi des objets aliénés. Les détails d'aliénation incluent la date de l'aliénation, une raison pour l'aliénation (perte, vol, destruction, etc.), les modalités de l'aliénation, et les détails de l'autorisation.

En haut

Prêts/Emprunts

EMu gère vos prêts entrants et sortants, capturant les détails tels que l'emprunteur, les objets prêtés, les dates de début et de fin, les autorisations et les coûts associés.

Les documents relatifs au prêt, y compris un formulaire d'accord de prêt, peuvent être générés par EMu et peuvent même être scannés et joints à la notice de Prêts/Emprunts comme copie permanente de l'accord signé.

Expéditions

EMu gère et assure le suivi de l'expédition d'objets vers ou hors d'un musée pour toutes raisons, que ce soit en réponse à des prêts entrants ou sortants et le retour des objets, les déplacements entre les campus d'un musée, des travaux de restauration externes, la réception de donations, etc. Les détails capturés pour le déplacement d'un objet comprennent la raison du déplacement, l'autorisation, le lieu vers/depuis lequel un objet est déplacé, la date du déplacement, le transporteur, les détails de l'expédition, le courtier de douane, la police d'assurance, les instructions spéciales de manipulation ou d'emballage, les coûts associés et la confirmation de réception.

Les documents relatifs aux déplacements, y compris les bordereaux d'emballage et les accusés de réception / demandes d'expédition, peuvent être générés par EMu.

Localisation

EMu assure le suivi de la localisation et du déplacement des objets dans un musée. Quand un objet est déplacé d'une localisation interne à une autre, il est mis à jour avec la nouvelle localisation, la date, l'heure et le personnel impliqué. Un historique de tous les déplacements pour chaque objet est maintenu. EMu supporte à la fois les localisations fixes et mobiles. Les localisations fixes sont utilisées pour documenter tous les lieux valides dans lesquels des objets peuvent se trouver. Elles peuvent être spécifiées de manière hiérarchique, par exemple : bâtiment-étage-section-pièce-placard-étagère. Une localisation mobile, une boîte Solander par exemple, est située dans une localisation fixe comme par exemple un placard dans une pièce. Lorsque la boîte Solander est déplacée d'un placard à un autre, la localisation de tous les objets stockés dans la boîte Solander est automatiquement mise à jour.

Les détails tels que les codes d'emplacement, les codes-barres, les dimensions et autres caractéristiques de la localisation peuvent également être enregistrés.

EMu permet aux utilisateurs de trouver et de faire un rapport sur les objets stockés dans n'importe quelle localisation ou n'importe quel niveau d'une hiérarchie de localisation.

Estimation

La valeur d'un objet, la date de son estimation, l'autorité ayant réalisé l'estimation et la prochaine estimation prévue sont documentées dans EMu, avec un historique des informations d'estimation automatiquement maintenu. Il est possible de :

• Définir une fréquence des estimations à intervalles réguliers (en années ou mois).
• Définir une date spécifique pour la prochaine estimation.
• Recevoir un rapport de notification quand la prochaine estimation est due.

Il est fréquent, pour des raisons de sécurité restreindre l'accès aux détails d'estimation d'un objet à la direction et au personnel d'estimation.

En haut

Assurance

Les polices d'assurance et les informations associées pour les objets couverts par une assurance et autres formes d'indemnisation sont tous capturés dans EMu. Les détails comprennent un numéro de police, la compagnie d'assurance ou l'organisation d'indemnisation, l'expert, la date de l'expertise, la valeur totale couverte, la date de renouvellement et un historique de toutes les demandes d'indemnisation. Les détails d'assurance peuvent également être enregistrés pour des transactions spécifiques telles que des prêts, des déplacements externes et des expositions.

Droits et droits d'auteur

Les informations sur la propriété, ou autres droits d'auteur ou copyright, relatives à un ou plusieurs objets sont capturées et maintenus dans EMu. Les détails peuvent inclure :

• Détenteur et conditions du Copyright
• Remerciement obligatoire
• Restriction d'utilisation
• Conditions particulières s'appliquant à l'exposition, les utilisations et la copie d'objets
• Restrictions de reproduction
• Détails de reproductions d'objets, y compris les frais et honoraires perçus

Fonction d’audit

La fonction d’audit d’EMu suit toutes les activités pour un module ou pour tous les modules. Une notice Trace d'audit est générée pour les activités telles que:

• modification - insertion de notice, mise à jour ou suppression
• recherche - requête des notices
• affichage - visualisé, trié ou effectué un rapport sur une notice
• connexion - accès au module
• tous - tout événement associé avec le module

Les notices Trace d'audit sont chargées dans le module Trace d'audit où les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent les visualiser et effectuer des analyses selon les besoins. Elles comprennent la date, l'heure, le nom d'utilisateur, le type d'opération, le type de notice et le numéro de clé pour toutes les actions de la base de données. La fonction d’audit fournit également un outil d'archivage qui permet à toutes les notices d'audit d’être sauvegardées dans un fichier de façon quotidienne à des fins d'archivage ou pour une utilisation en tant que données brutes à charger dans un autre système. Des rapports permettent aux administrateurs de produire des listes d’audit détaillant les modifications effectuées par chaque utilisateur. Chaque module dans EMu a un onglet Audit qui affiche une liste de toutes les notices Trace d'audit concernant la notice en cours. La liste fournit un mécanisme pratique pour déterminer toutes les modifications apportées et les utilisations d’une notice.

Une caractéristique clé de la fonction d'audit est la capacité de restaurer une notice aux valeurs qu'elle contenait à une date et une heure spécifiées.

En haut

Gestion intégrée des flux de travail

Les capacités sophistiquées de gestion de flux de travail d’EMu vous permettent de spécifier diverses procédures pour votre institution et d’assigner des tâches à des employés spécifiques, ainsi que des dates de début et de fin. EMu a une notification par email intégrée pour alerter les utilisateurs des tâches imminentes ou qui auraient dues être faites qui leur sont assignées. Les dates dues ou échues des procédures, et autres dates critiques tels que les retours de prêts, sont identifiés chaque nuit et une Liste à faire est envoyée par email au personnel concerné.

Pour chaque membre du personnel concerné, EMu construit également une page web de leur Liste à faire pour l'ensemble de la semaine en cours, et peut produire un calendrier de leurs activités dans un format de calendrier standard.

Si vous souhaitez nous contacter pour de plus amples informations, envoyez un email à Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. . Les coordonnées téléphoniques se trouvent sur la page Contact.