La première collection muséale de Yale, un assortiment de curiosités naturelles et artificielles du monde entier, a été commencée au XVIIIe siècle et était typique des collections de collèges de l'époque. Il y a maintenant plus de onze millions de spécimens et d'objets détenus par le Peabody Museum of Natural History à l'Université Yale, dont moins de un pourcent peut être exposé pour le public à un moment donné. Parmi d'autres matériaux historiques importants, les collections comprennent des dizaines de milliers de types (les spécimens originaux utilisés quand une nouvelle espèce de plante ou animale est décrite pour la première à la science).

Le Bureau des ressource numériques et de l'infrastructure (Office of Digital Assets and Infrastructure ou ODAI) a été créé à l'automne 2008 pour gérer le contenu numérique en pleine expansion de l’Université. Le ODAI a le mandat de rendre les ressources de tous les départements de Yale disponibles, que ce soit dans les locaux de Yale ou depuis l’extérieur. Une des premières initiatives de ODAI a été de lancer un système DAM qui était initialement utilisé par la Yale Art Gallery, le Yale Center for British Art, le Peabody Museum of Natural History, et le système de Yale University Library. L’ODAI a également aidé à la création de systèmes de partage de données plus grands et plus complexes entre tous les départements de Yale.

Larry Gall a conçu un add-on pour le logiciel fournisseur KE EMu OAI qui permettait de fournir des métadonnées Darwin Core à partir du système de gestion des collections EMu à ODAI. Jon Kelly de KE Software a été consulté et a aidé à la création du code Yale OAI.

Le moissonneur OAI d’ODAI a été configuré pour accepter les données Darwin Core d’EMu. Ces métadonnées se dirigent ensuite vers le portail de l’Université pour la découverte des ressources. Celui-ci utilise une base de données back-end SOLR avec une interface utilisateur VuFind (VuFind est un logiciel portail pour les bibliothèques). Les données provenant des autres départements de Yale participants sont aussi collectées par le moissonneur OAI d’ODAI, intégré avec SOLR et présenté via VuFind. Les départements participants utilisent des normes différentes et donc une plateforme locale entre les normes de métadonnées a été développée :

• Yale Peabody Museum – Darwin Core
• Yale University Library – MARC
• Yale Center for British Art – CDWALite
• Yale University Art Gallery – CDWALite

Une collaboration à ce niveau a nécessité la création de comités supplémentaires pour gérer la façon dont les données de différentes collections sont liées.

Toutes les colonnes stockées par le SOLR ne sont pas consultables à l’heure actuelle. En outre, pour les départements non-biologiques à Peabody (c’est à dire Anthropologie, Instruments scientifiques historiques), le fournisseur EMu OAI sera mis à jour pour fournir des métadonnées dans un format plus adapté au même type de contenu stocké ailleurs à Yale.

Le portail de l’Université peut désormais être utilisé comme une autorité interne pour le catalogage de nombreux départements différents de Yale, changeant la façon dont les départements pensent aux collections à Yale. Ils sont passé d’un focus «spécifique à un département» à un point de vue «Yale dans son ensemble». Les chercheurs ont maintenant une seule ressource pour découvrir les ressources de Yale (http://discover.odai.yale.edu/ydc/), qui offre également des liens directs à partir de ce portail vers les sites et les systèmes d'autorité locaux.