Vitalware fournit aux fournisseurs de données tiers (y compris les hôpitaux, les unités d'accouchement, les sages-femmes, les directeurs de services funéraires, les célébrants de mariage et le clergé) :

• un accès sécurisé en ligne.
• de simples formulaires en ligne basés sur les versions papier.
• soumission de groupes d'événements de la vie via une fonction d'import utilisant XML.
• sauvegarde et récupération temporaires des enregistrements avant leur soumission au bureau d'état civil.
• recherche, récupération et création de rapports sur des lots ayant déjà été soumis.
• des fonctionnalités de gestion de compte, leur permettant de gérer leur mot de passe et de réinitialiser un mot de passe oublié.

Vitalware permet :

• de soumettre des enregistrements à transférer dans le système de production en temps réel ou à être approuvés manuellement par le personnel du bureau d'état civil avant le transfert.
• de créer des rapports PDF et XML. D'autres formats de rapports peuvent être supportés.
• une validation instantanée et complète d'enregistrements, y compris la détection d'enregistrement dupliqué, en s'assurant que seuls les événements de la vie valides et uniques sont soumis au bureau d'état civil.
• un support complet pour les commandes de produits au moment de la notification, y compris l'intégration avec le système POS de Vitalware. Les commandes sont facturées à l'organisation du fournisseur de données tandis que les produits peuvent être livrés directement à leur destinataire.

Le style, le format et le traitement est identique pour chacune des applications web. Chacune des interfaces fournit une barre d'outils de fonctions qui supportent la création de nouveaux enregistrements, la récupération d'enregistrements stockés temporairement, la sauvegarde d'enregistrements, leur soumission au bureau d'état civil et la production de rapports. La structure des champs et la mise en page des écrans dans les applications sont entièrement configurables sur place. Toutes les applications web sont sécurisées, nécessitant un accès authentifié (les personnes y ayant souscrit doivent recevoir un compte avant de pouvoir accéder au système).

Registre Électronique de Mariages

Vitalware inclut une interface sécurisée pour que les célébrants de mariage entrent les détails d'une Intention de Mariage et, par la suite, du Mariage lui-même.L'interface eMarriages permet aux célébrants d'entrer tous les détails d'une proposition de mariage et de les soumettre au Registre en tant qu'Intention de Mariage. Lorsque le mariage a été célébré, la demande formelle de mariage peut être soumise et les documents appropriés présentés.

Les célébrants peuvent stocker et extraire leurs propres enregistrements dans eMarriages avant de les soumettre formellement pour déclaration. Ils peuvent ensuite suivre le statut de ces enregistrements soumis. Au sein du Registre, les enregistrements de mariages soumis sont stockés dans une base de données « en attente ». Les utilisateurs du Registre y étant autorisés peuvent vérifier ces enregistrements, les transférer dans le module de Déclaration de Mariages et les enregistrer de manière formelle.

Vitalware fournit aussi une application web pour la notification d'unions civiles.

Registre Électronique de Décès

Vitalware inclut une interface sécurisée pour que les Entreprises de Pompes Funèbres entrent les enregistrements de décès / d'enterrements de manière interactive ou par lots. Le système électronique de décès (eDeaths) peut être intégré avec de nombreux systèmes utilisés par les Pompes Funèbres.

Formulaire de notification d'un événement de la vie.

Des applications supplémentaires sont disponibles pour permettre aux docteurs de soumettre les informations sur la cause du décès de manière interactive ou par lots, et pour les notifications d'enfants mort-nés :

Notification par lot d'événements de la vie.

La notification du décès et la cause du décès peuvent être mises en correspondance afin de compléter la déclaration du décès.

Les utilisateurs peuvent rechercher les notifications d'événements de la vie préalablement soumis en ligne, mais sont limitées aux notifications et aux lots soumis par leur organisation:

Registre Électronique de Naissances

Vitalware inclut une interface sécurisée pour que les hôpitaux entrent les enregistrements de notification de naissance de manière interactive ou par lots. L'interface électronique de naissance (eBirths) inclut la fonction de téléchargement de lots d'information sur les naissances, et peut aussi être intégrée avec de nombreux systèmes utilisés dans les hôpitaux.

Une application supplémentaire est disponible pour permettre au public de soumettre les détails de naissances. La notification émanant de l'hôpital et les informations de la famille sont ensuite mises en correspondance afin de compléter la déclaration.

Interfaces Web pour les bureaux d'état civil non-centralisés

Les applications web Vitalware de Naissance, Décès et Mariage peuvent être utilisées par les officiers d'état civil de Région pour compléter les déclarations d'événements. Tous les officiers d'état civil de Région doivent recevoir un compte avant de pouvoir accéder au système.