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Vitalware incorpore un ensemble de fonctions de sécurité destinées à réduire le risque d'accès ou d'utilisation frauduleux des enregistrements du bureau d'état civil, dont :
L'assurance que tous les événements valides et seulement ceux-là sont effectivement enregistrés :
- Nécessité de documents concordants provenant de sources multiples pour confirmer qu'un événement a vraiment eu lieu.>
- Support de double saisie pour les modules de déclaration.
- Identification automatique des déclarations dupliquées.
- Enregistrement précis des changements de nom et inclusion de ces derniers aux actes imprimés.
- Les déclarations de nouvelles identités pour la protection de témoin peuvent être ajoutées. De nouvelles déclarations peuvent être créées comme si elles avaient existé dès le moment où on pourrait s'attendre à ce qu'elles aient été enregistrées. Des actes peuvent alors être produits pour ces déclarations avec des dates de production antérieures et des informations associées (comme la signature de l'officier d'état civil au moment manifeste de la création plutôt que celle de l'officier actuel).
L’assurance que seuls des actes valides sont émis pour les demandeurs autorisés :
- Demande de preuve d'identité du demandeur avant l'émission d'actes.
- Messages d'alerte pouvant être joints à tout enregistrement pour notification automatique à chaque fois qu'on accède à un enregistrement. Ceci est utile pour les enfants disparus et les problèmes de parent défaillant.
- Approbation de déclaration, qui peut être imprimée avec tout certificat produit par Vitalware.
- Correspondance automatique des événements concernant un individu, créant l'"historique de vie" d'une personne. En particulier, les enregistrements de décès sont automatiquement recoupés avec leur enregistrement de naissance correspondant. L'accès ultérieur à l'enregistrement de naissance indique que le candidat est décédé et une notification du Décès est imprimée sur tout certificat produit. Ainsi Vitalware peut détecter et empêcher l'utilisation de l'identité d'une personne décédée.
- Capacités étendues de trace d'audit, conçues pour empêcher l'éventualité d'abus du système par les employés en interne.
La vérification des détails des actes après émission des actes :
- Un module d'Acte enregistre les détails pour chaque acte produit par le bureau d'état civil. Ces informations incluent l'utilisateur ayant réalisé l'opération, la date et l'heure auxquelles le produit a été émis, le type de produit, le nom du candidat (par exemple le nom apparaissant sur le certificat émis) et, si la fonction de stock d'actes numérotés sécurisés est activée, le numéro unique apparaissant sur l'acte papier. Ceci peut être retrouvé et recoupé avec les applications apparentées, les événements et le stock de sécurité.
- Un accès Internet sécurisé pour les tiers enregistrés (par exemple les bureaux d'émission de passeport) permet l'authentification des actes du bureau d'état civil et la vérification des détails y étant imprimés.
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